Электронный документооборот

Ни одно предприятие, даже самое небюрократизированное и неформальное не может обойтись совсем без документов. Практически же оформление минимального набора документов – это суровая необходимость любой организации. Экономить время сотрудников при обработке и оформлении документов, также тонны бумаги поможет система электронного документооборота.

Классический бумажный документооборот всегда имеет ряд недостатков:

  • длительный и неудобный поиск нужного документа;
  • затрудненный контроль исполнения документа;
  • сложное согласование и совместная правка документа;
  • отсутствие четкого контроль движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • низкая скорость движения документов.

Этих недостатков лишены системы электронного документооборота. Внедрение такой системы оптимизирует бизнес-процессы происходящие на вашем предприятии.

Современные технологии совместного доступа к документам позволяют разрабатывать и развертывать защищенные, надежные, распределенные системы для групповой работы, содержащие в себе различные типы документов, маршрутов, программ и т.п.

Функциональные возможности систем электронного документооборота:

  • единое место хранения документов;
  • простой и быстрый контекстный поиск;
  • хранение любых реквизитов документа;
  • контроль версий документов;
  • напоминания;
  • назначение ответственного лица документа;
  • назначение исполнителей;
  • контроль исполнения документа ответственным лицом и руководством;
  • создание и показ документов строго определенному кругу пользователей;
  • создание подчиненных документов (необходим при решении одной из подзадач описываемых в документе);
  • списки заданий для каждого пользователя и подразделений;
  • различные маршруты движения разных типов документов;
  • ведение справочников (типы документов, реквизиты документов, пользователи, профессиональные справочники и т.п.);
  • система идентификации пользователя;
  • наделение пользователей правами;
  • автоматическое создание отчетов.

Внедрение электронного документооборота позволит решить следующие задачи:

  • Создание единого информационного пространства для всех типов документов в организации.
  • Повышение степени контроля дисциплины и движения документов.
  • Сокращение сроков согласования и утверждения документов между различными отделами.
  • Повышение доступности различных документов.
  • Гарантия сохранности и актуальности документов.
  • Повышение защищенности критической коммерческой и технической информации в вычислительных сетях предприятия.

В зависимости от потребностей вашего предприятия, мы можем предложить как готовое типовое решение по автоматизации документооборота, так и индивидуальную разработку решения. При необходимости, средства разделения прав доступа, аутентификация и шифрование документов в хранилище позволяют создать для вашего бизнеса сколь угодно разветвленную систему защищенного документооборота.

Автор : btamedia

Консультация специалиста БЕСПЛАТНО!
Звоните по тел: 8-900-320-222-5

Или заполните форму заказа.
Наш специалист перезвонит Вам через несколько минут.

Наши Клиенты

  • 01
  • 02
  • 03
  • 04
  • 05
  • 06
  • 07
  • 08
  • 09
  • 10
  • 11
  • 12

КОНТАКТЫ

423450, Россия, Республика Татарстан, г. Альметьевск,
ул. Ленина, д.60